Mentaltipp

Zeitmanagement

28.03.2018

Wenn Frühwarnzeichen der Überforderung auf der Verhaltensebene sichtbar werden, indem es z. B. unkoordiniert, hektisch, aggressiv und verlegen wird sowie Fehler passieren,  macht es Sinn am Zeitmanagement zu arbeiten. Lernen Sie zu delegieren und „Nein“ zu sagen aber vor allem auch auf die Selbstfürsorge zu achten.

Das Zeitmanagement kann verbessert werden, indem man beispielsweise folgende blockierende Einstellungen vermeidet:

  • „Sei immer perfekt“, „Mache keine Fehler!“. Das Streben nach totaler Perfektion ist ein sicherer Vorbote von Frustration und Erschöpfung.

  • „Mach immer schnell!“ artet in Hektik aus, wodurch die Gefahr besteht, wichtige Aspekte der Arbeit zu übersehen. Die Korrektur kostet mehr an Zeit als durch die Geschwindigkeit gewonnen wurde.

  • „Mach es allen recht!“ ist ein Befehl, der nicht ausführbar ist. Wer von allen geliebt und geschätzt werden will und nicht „Nein“ sagen kann oder lernt, erstickt leicht in Arbeit und macht es schließlich niemanden recht.

Folgende Bewältigungsmaßnahmen können das Zeitmanagement optimieren:

  • Zeitprotokolle können helfen, einige wenige, überschaubare Tätigkeitspakete für den Arbeitsalltag zusammenzustellen.

  • Zieldefinitionen dienen dazu festzustellen, für welche Aufgaben wie viel Zeit aufgewendet werden sollte und welche Aufgaben zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

  • Klare Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben helfen nicht nur eine Übersicht über die gesamten Aufgaben zu erstellen, sondern geben auch vor, welche Aufgaben zu späteren, weniger arbeitsintensiven Zeitabschnitten erledigt werden können.

Folgende Zeitfresser sollten womöglich gemieden werden:

  • Krisen, die unvorhergesehen auftreten, verlangen die gesamte Aufmerksamkeit. Arbeiten bleiben liegen, um die Krise zu bewältigen. Vorausschauende prophylaktische Maßnahmen zur Krisenbewältigung sind dringend angeraten.

  • Werden Aufgaben aufgeschoben, können zu einem späteren Zeitpunkt Überlastungen auftreten.

  • Ein typischer Zeitfresser sind langwierige Besprechungen, Sitzungen und gremiale Versammlungen, weil hier im Vorfeld schnell sehr viele Optimierungsmöglichkeiten festgestellt werden können.

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